Piloter une DSI avec des dizaines de projets et plus d’une centaine de ressources est un exercice d’équilibriste. Chez Celine, cette complexité était bien réelle. Et sans cadre structuré pour l’orchestrer, elle devenait difficile à maîtriser. 

Retour sur le projet Celine x Smoteo, né d’un besoin simple : remettre de la clarté dans un pilotage devenu trop complexe. 

Focus sur l’organisation Celine

• Une DSI structurée, engagée dans une transformation profonde, portée par des enjeux de pilotage et de maîtrise croissants.

• Un département IS&T qui pilote environ 40 projets stratégiques, et près de 130 ressources (internes et externes).

• Un CIO Office au cœur du dispositif, avec un rôle de pilotage transverse des projets et programmes, de suivi budgétaire, et de coordination avec les métiers et région

• Une position d’interface, assurant l’alignement entre la DSI, le business et les différentes entités de l’organisation.

Le contexte : une gestion de portefeuille artisanale, et chronophage 

Avant la mise en place de Smoteo, le pilotage de la transformation IT chez Celine reposait sur un outil unique : un fichier Excel partagé entre l’ensemble des équipes. Pensé initialement comme un support de consolidation, il était devenu au fil du temps un point de friction majeur dans l’organisation. 

Centralisant à la fois le portefeuille projets, les charges et les données capacitaires, cet Excel était censé offrir une vision globale de l’activité. En réalité, il produisait l’effet inverse. Instable, difficile à maintenir et dépendant de contributions multiples, il générait autant d’incertitudes que d’informations. 

Au-delà des limites techniques, c’est surtout l’absence de cadre commun qui posait problème. Sans méthodologie standardisée, chaque équipe alimentait le fichier selon ses propres pratiques. La consolidation devenait alors un exercice complexe, souvent approximatif, et particulièrement chronophage pour le CIO Office. 

Dans ce contexte, produire un reporting fiable relevait presque de l’effort manuel. Les équipes passaient davantage de temps à reconstituer l’information qu’à l’analyser.  

"Avant Smoteo, tout reposait sur un énorme fichier Excel partagé entre les équipes. En théorie, cet Excel devait nous donner une vision globale… mais en pratique, il était très compliqué à maintenir. Les données du fichier n’étaient pas toujours à jour, et chacun avait un peu sa manière de l’utiliser. On n’avait pas non plus vraiment de méthodologie commune. Chaque équipe avançait avec ses propres pratiques, ce qui rendait très difficile la consolidation au niveau global. Résultat : on délivrait des projets, mais sans avoir une vision claire et structurée de l’ensemble.” 

- Estelle Meunier, CIO Office Manager @ Celine 

Le challenge : reprendre le contrôle sur le portefeuille, la capacité et les coûts

Structurer le Portfolio Management et le reporting

Le premier défi concernait le pilotage du portefeuille projets. Sans vision consolidée fiable, il devenait difficile de comprendre la réalité des initiatives en cours, de les positionner dans une trajectoire globale, et surtout de produire un reporting exploitable pour la prise de décision. L’enjeu n’était donc pas uniquement de centraliser l’information, mais de la rendre lisible, cohérente et actionnable. 

“On avait un vrai sujet de visibilité. C’était difficile de savoir précisément quels projets étaient en cours, où ils en étaient, et comment ils s’inscrivaient dans la stratégie globale. Le reporting demandait beaucoup d’efforts, pour un résultat qui n’était pas toujours fiable. On manquait clairement d’un référentiel commun.” 

- Estelle Meunier, CIO Office Manager @ Celine 

Simplifier et fiabiliser le Capacity Management

À cela s’ajoutait une problématique structurante autour de la gestion des capacités. Dans un environnement mêlant profils variés, équipes transverses et modes d’engagement multiples, l’absence de visibilité consolidée empêchait toute lecture claire de la charge réelle. Sans cette compréhension fine, les arbitrages restaient complexes et souvent approximatifs. 

Améliorer la maîtrise budgétaire des projets

Enfin, la maîtrise budgétaire reposait sur des fondations fragiles. Sans suivi précis du temps passé, il était difficile de rapprocher les prévisions des consommations réelles, et donc d’anticiper les écarts. Dans un contexte de transformation soutenue, cette absence de pilotage fin exposait directement la DSI à un risque de dérive des coûts. 

“Le CIO Office, c’est vraiment un rôle de pilotage transverse. On est à la fois sur la gouvernance des projets, le suivi budgétaire, le reporting, mais aussi sur le lien avec le business et les régions. On doit être capables d’avoir une vision globale, tout en restant connectés à la réalité opérationnelle. C’est ce positionnement qui rend les outils de pilotage aussi critiques pour nous.” 

- Estelle Meunier, CIO Office Manager @ Celine 

L’enjeu pour la DSI de Celine n’était donc pas simplement d’améliorer un outil, mais de reprendre le contrôle sur l’ensemble de sa mécanique de pilotage. 

Le projet : mettre en place un cadre structurant sans casser l’existant

2023 : cadrage et déploiement initial 

Pour répondre à ces enjeux, Celine engage dès 2022 une démarche structurée de transformation de son pilotage IT. L’objectif n’est pas simplement de remplacer un outil devenu insuffisant, mais bien de poser les bases d’un cadre de gouvernance commun, capable de soutenir la complexité de l’organisation. 

Un appel d’offres est lancé à l’initiative de la direction de la transformation, avec une attente claire : trouver une solution capable d’apporter de la cohérence, sans remettre en cause les équilibres existants. Smoteo est retenu pour sa capacité à structurer les pratiques tout en s’adaptant aux spécificités de l’organisation. 

Le déploiement démarre rapidement avec un premier socle : le pilotage de portefeuille (PPM). En l’espace de trois mois (phase de conduite du changement comprise), Celine dispose d’une première vision consolidée de ses projets, accompagnée d’un reporting automatisé. Un premier pas décisif, qui permet de réduire la dépendance aux consolidations manuelles et de fiabiliser les données utilisées en comité. 

“On a lancé un RFP parce qu’on avait vraiment besoin de structurer notre manière de piloter. L’objectif, ce n’était pas juste de remplacer Excel, mais de mettre en place un cadre commun, avec des pratiques harmonisées. Smoteo nous a permis de poser ces bases, tout en restant suffisamment flexible pour s’adapter à notre organisation.” 

- Estelle Meunier, CIO Office Manager @ Celine 

2024 : extension progressive des usages 

Ensuite, la démarche s’élargit progressivement. La gestion de la capacité vient compléter le dispositif, avec une approche fine du forecast, déclinée à plusieurs niveaux : projet, compétence, individu. En parallèle, le suivi des charges et des présences est structuré, permettant d’ancrer le pilotage dans la réalité opérationnelle. 

Très rapidement, la question du suivi des coûts s’impose comme un prolongement naturel. Le time tracking est intégré, offrant une première capacité à rapprocher les prévisions des consommations réelles, et à objectiver les écarts. 

Aujourd’hui : une adoption réussie, pour une gouvernance facilitée 

En 2025, l’arrivée d’Estelle Meunier donne une nouvelle impulsion à une dynamique déjà engagée au sein du CIO Office. 

Les pratiques de pilotage se structurent davantage, les usages se renforcent et un rythme de gouvernance plus régulier s’installe. Dans cette montée en puissance, Smoteo joue un rôle clé par sa capacité à ajuster, accompagner les usages et répondre aux besoins qui émergent au fil de la transformation. 

Progressivement, Smoteo ne se limite plus à un outil de structuration. Il devient un support de dialogue, d’alignement et de décision, au cœur du fonctionnement du CIO Office. 

Les usages actuels : un socle commun pour piloter projets, ressources et décisions 

Pilotage du portefeuille projet

Aujourd’hui, Smoteo constitue le socle de pilotage de la DSI de Celine. L’ensemble des projets et programmes y est centralisé dans un référentiel unique, offrant une vision consolidée et partagée à tous les niveaux de l’organisation. 

Capacity & workload management

Cette base commune permet de structurer les pratiques, mais aussi de piloter plus finement les ressources. Les équipes disposent désormais d’une lecture claire des charges et des disponibilités, facilitant les arbitrages et les décisions de priorisation. 

“Ce qui aide beaucoup, c’est que l’outil reste assez intuitif. Quand on le présente à quelqu’un qui ne le connaît pas, la prise en main est rapide. Les manipulations sont simples, la navigation est fluide. Ça facilite vraiment l’adoption à grande échelle.” 

- Estelle Meunier, CIO Office Manager @ Celine 

Time tracking & suivi des coûts

Le suivi du temps et des coûts s’inscrit également dans cette logique. Les données collectées dans Smoteo alimentent directement les reportings, permettant de croiser pilotage opérationnel et analyse décisionnelle. 

Pilotage de programme

Smoteo joue aussi un rôle clé dans le pilotage de programmes structurants, comme le programme transverse SAP de Celine, en offrant une vision claire des projets, des charges associées et des grandes échéances. 

“Aujourd’hui, Smoteo est devenu notre base de référence. Toutes les données projets passent par là, et c’est à partir de cette base qu’on construit nos reportings dans PowerBI. Ça nous permet d’avoir une source de vérité unique, ce qui change complètement la manière de piloter.” 

- Estelle Meunier, CIO Office Manager @ Celine 

Les résultats : de la complexité subie à la décision éclairée

Un référentiel commun adopté par tous

Premier changement notable : l’adoption d’un référentiel commun. L’ensemble des équipes s’appuie aujourd’hui sur une même base, avec des pratiques harmonisées et des données partagées. Cette standardisation permet de fluidifier les échanges et de poser un langage commun entre les différents acteurs. 

Une meilleure priorisation grâce à une visibilité fine

La visibilité apportée par la plateforme a également un impact direct sur la priorisation. En croisant capacité disponible et consommation réelle, les arbitrages gagnent en précision et en objectivité. 

“Le fait d’avoir une visibilité claire sur les capacités et sur la consommation réelle nous aide énormément à prioriser. On voit tout de suite où sont les tensions, où on peut arbitrer. Ça rend les discussions beaucoup plus factuelles.” 

- Estelle Meunier, CIO Office Manager @ Celine 

Une maîtrise financière accrue

Sur le plan financier, le suivi du temps passé permet désormais d’ancrer le pilotage budgétaire dans des données fiables. Les écarts entre prévisionnel et réalisé sont identifiés plus tôt, et peuvent être corrigés plus rapidement. La DSI gagne ainsi en maîtrise et en capacité d’anticipation. 

Une préparation des comités bien plus rapide

C’est sans doute dans la préparation des instances de décision que le gain est le plus visible. Là où les comités nécessitaient auparavant de longues phases de consolidation, les indicateurs sont aujourd’hui disponibles en amont, prêts à être exploités. 

Le résultat est immédiat : des réunions plus courtes (deux heures contre une demi-journée auparavant), plus ciblées, et surtout plus décisionnelles. Moins de temps passé à reconstituer l’information, plus de temps consacré à arbitrer. 

Et l’avenir ? Vers une gouvernance encore plus orientée impact

Plusieurs chantiers sont déjà en cours pour enrichir les usages et renforcer l’intégration de la plateforme dans l’écosystème existant.  

Parmi eux : 

• La mise en place d’un connecteur avec ServiceNow pour mieux articuler le pilotage projet et le ticketing 

• L’automatisation des flux de données avec PowerBI, afin de supprimer les manipulations manuelles et fiabiliser encore davantage le reporting 

La question du modèle capacitaire continue également d’évoluer, notamment avec la montée en puissance des modèles en “factory”, avec des engagements forfaitaires. Un changement structurant, qui nécessite d’adapter les pratiques de pilotage pour conserver une vision claire des engagements et de la consommation via Smoteo. 

“Ce qui est intéressant, c’est que Smoteo a évolué en même temps que nous. On s’est transformés avec l’outil, et il s’est adapté à nos besoins au fur et à mesure. Aujourd’hui, on est dans une logique de construction continue.” 

- Estelle Meunier, CIO Office Manager @ Celine 

En parallèle, Celine poursuit la structuration de son architecture d’entreprise, avec la mise en place d’un référentiel commun et l’ambition d’automatiser les études d’impact sur Smoteo. L’objectif : mieux comprendre, en amont, les conséquences de chaque initiative sur le système d’information et les métiers. 

Et à plus long terme, l’enjeu devient encore plus stratégique. La DSI cherche désormais à dépasser le pilotage projet pour adresser une question plus globale : celle de la valeur. Il ne s’agit plus seulement de suivre l’avancement ou les coûts, mais de démontrer l’impact réel des initiatives IT sur le business, notamment au niveau du COMEX. 

Dans cette trajectoire, Smoteo n’est plus seulement un outil de pilotage. Il devient progressivement un support pour connecter les investissements IT à leur contribution métier, et faire évoluer la gouvernance vers une logique pleinement orientée valeur.